De business case voor een AI-collega: hoe je de ROI berekent

Vier variabelen

De ROI van een AI-collega is een rechtlijnige som. Je hebt vier cijfers nodig:

• Het jaarvolume van de cases (aantal facturen, orders, servicebonnen, documenten).
• De huidige handelingstijd per case.
• Het gewogen uurloon van de mensen die het werk nu doen.
• De implementatie- en operationele kosten van de AI-collega.

De besparing is: (volume × handelingstijd × uurloon) – operationele kosten. De terugverdientijd is: implementatiekosten / jaarlijkse besparing. Alles wat daarnaast genoemd wordt, kwaliteit, doorlooptijd, klanttevredenheid, is meerwaarde, geen voorwaarde.

Wat realistische getallen zijn

Voor goed afgebakende processen in Nederlandse middenmarkt-organisaties zien we terugkerende cijfers. Implementatiekosten voor een eerste proces: in de orde van €15.000 tot €30.000 eenmalig, afhankelijk van complexiteit, uitzonderingen en integraties. Operationele kosten: een maandelijks platformbedrag (vanaf circa €800 per maand) plus een prijs per verwerkte case die afhangt van procestype en volume.

Voor een servicebon-proces bij 3.500 bonnen per jaar, tien minuten per bon bespaard, komt dat in onze ervaring neer op een terugverdientijd onder het jaar. Voor factuurverwerking bij 10.000 facturen per jaar geldt hetzelfde.

De vraag die de business case voorafgaat

Of je het moet doen, staat niet in de spreadsheet. De eerste vraag is of het proces geschikt is. Drie criteria:

• Herhaalbaarheid. Het proces moet een herkenbare structuur hebben. Variatie per case is normaal; elke case volledig uniek is een rode vlag.
• Schaal. Onder enkele duizenden cases per jaar wordt de business case smal. Tussen 2.000 en 100.000 cases per jaar zit de sweet spot voor de meeste processen.
• Integratie. Het proces moet ergens landen, een ERP, een administratief systeem, een ticketsysteem. Zonder werkend eindpunt geen automatisering.

Als het antwoord op deze drie ja is, is de business case meestal geen discussiepunt.

Wat je niet moet meerekenen

Twee valkuilen. Eén: het hele salaris van de medewerker tellen als 'bespaard'. In de praktijk herverdeelt het werk zich, de medewerker gaat meer hoogwaardige dingen doen, niet vertrekken. Tel dus de uren van het proces, niet het hele contract.

Twee: de impact op omzet speculatief inschatten. Snellere orderverwerking leidt soms tot meer terugkerende klanten en hogere marge, maar die claim is lastig te bewijzen binnen een jaar. Houd de basis bij de harde kostenkant; tel omzeteffecten als bonus.

Hoe snel je weet of het werkt

Een Quick Scan duurt ongeveer 1,5 uur. In die tijd brengen we samen het proces in kaart, gaan we door de bestaande data (volumes, varianten, bestaande tooling) en geven we een realistische range voor implementatietijd en terugverdientijd. Vanaf kick-off tot productie duurt een eerste traject gemiddeld acht weken. In die acht weken is er geen ROI; na die acht weken telt de teller elke dag.