AI in je AFAS: hoe een AI-collega native integreert met Profit

AFAS is anders

AFAS Profit is het dominante ERP in de Nederlandse middenmarkt. Voor financiële administratie, orderbeheer, projectadministratie en HR-processen is het vaak het enige systeem. Dat maakt de integratie cruciaal, wat er in AFAS gebeurt, gebeurt in het hart van de organisatie.

Veel automatiseringstools werken om AFAS heen: data uit AFAS halen, verwerken in een aparte tool, weer terugzetten via CSV of handmatig. Dat werkt, maar het schaalt niet. Elke aanpassing aan je AFAS-inrichting vraagt een aanpassing aan de koppeling. Elke nieuwe business rule wordt op twee plekken onderhouden. En de audit trail is versnipperd.

Wat native integratie betekent

Onze AI-collega's praten rechtstreeks met AFAS via GetConnectors en UpdateConnectors. Geen tussenbestanden. Geen separate scheduling. Wat de AI-collega ziet en doet, is hetzelfde als wat een medewerker ziet en doet, inclusief rechten, velden en validaties.

Praktisch betekent dat:

• Boekingen, verkooporders en projectmutaties ontstaan direct in Profit, met de correcte audit trail op gebruikersniveau.
• Master data (klanten, artikelen, contracten) wordt real-time opgehaald, niet uit een gekopieerde snapshot.
• Wijzigingen in de AFAS-inrichting, nieuwe velden, nieuwe validaties, nieuwe workflows, worden automatisch meegenomen.
• Autorisaties volgen de AFAS-rollen die je al hebt. De AI-collega krijgt een eigen gebruiker, met expliciete rechten.

Processen die we vaak bouwen in AFAS

Factuurverwerking met three-way matching tegen inkooporders en ontvangsten. Orderverwerking met controle op klantprijsafspraken en voorraad. Projectmutaties, uren, kosten, opbrengsten, op basis van e-mails en PDF's van onderaannemers. Servicebonverwerking met koppeling naar Bouwworks of projectadministratie in AFAS zelf.

In al deze processen geldt hetzelfde patroon: de AI-collega werkt binnen de grenzen die je in AFAS al hebt gedefinieerd. Wij voegen geen nieuwe regellaag toe; we maken het bestaande proces uitvoerbaar zonder handmatige tussenstappen.

Wat wel buiten AFAS zit

AFAS is sterk in data en administratie. Voor intake (e-mail met bijlagen, portals, gescande documenten) en classificatie werkt onze AI-collega op ons eigen platform. Daar gebeurt de extractie, de validatie en de escalatie-afhandeling. Zodra het resultaat vaststaat, schrijft de AI-collega door naar AFAS.

Je team kijkt mee op onze workflow- en case-dashboards, waar elke case zichtbaar is met document, geëxtraheerde data, validatieresultaat en voorgestelde AFAS-actie. Goedkeuringen en uitzonderingen gaan via dat dashboard; de uitvoering gebeurt in Profit.

Wat je eraan overhoudt

Voor een typische factuurverwerking in AFAS: boektijd per factuur van minuten naar seconden, matchingpercentage van onder de 70 procent naar boven de 90 procent, en controleerbaarheid tot op case-niveau. Geen export, geen tussenlaag, geen afwijkende audit trail. Gewoon AFAS, maar dan zonder de handmatige tussenstappen.