Hoe het werkt
Van document tot ERP-actie. Samen met jouw team.
Elke AI-collega is geconfigureerd voor een specifiek proces bij een specifieke klant, aangesloten op jouw exacte werkwijze en ERP-systeem. Jouw team houdt de regie en keurt goed waar nodig.
Hoe een AI-collega werkt
Zes stappen, van intake tot bevestiging. Elke stap is transparant en traceerbaar, en bij twijfel beslist jouw team.
Intake & classificatie
De AI-collega monitort continu je inkomende kanalen, e-mail inboxen, portalen, gedeelde mappen, API-koppelingen, webhooks. Elke trigger wordt automatisch geclassificeerd en gerouteerd: een binnenkomende order, factuur, servicebon, maar ook een statuswijziging of een melding uit een extern systeem.
Data-extractie
Relevante data wordt geëxtraheerd uit elke bron: PDF's, scans, e-mails, Excel-bijlagen, API-responses, foto's van handgeschreven formulieren. Orderregels, bedragen, artikelnummers, klantverwijzingen, ongeacht formaat of lay-out.
Validatie tegen jouw ERP
Geëxtraheerde data wordt gevalideerd tegen de masterdata in jouw ERP-systeem. Bestaat deze klant? Klopt dit artikelnummer? Komt de prijs overeen met de afspraken? Wij snappen het datamodel van SAP, AFAS, Exact, Dynamics, Odoo en Bouwworks, inclusief de eigenaardigheden. Ontbrekende gegevens worden automatisch aangevuld.
Actie in je ERP
De AI-collega maakt, wijzigt of completeert records direct in je ERP. Geen generieke API-calls: we werken native met de businesslogica van elk systeem. Van verkooporders in Exact tot factuurboekingen in AFAS, servicebonnen in Bouwworks of offertes in Odoo.
Mens en AI werken samen
Mens in de regieJouw team blijft in de regie. Bij twijfel stopt de AI-collega en escaleert, mét volledige context en een concreet voorstel. Geen kale foutmelding, maar: 'deze prijs wijkt 12% af van het contract, dit is wat ik voorstel.' Jij beoordeelt, keurt goed en beslist. De AI-collega leert van elke correctie en wordt met elke interactie beter.
Bevestiging & inzicht
Afhankelijk van het proces stuurt de AI-collega bevestigingen naar klanten, leveranciers of interne stakeholders. Het volledige traject, van trigger tot actie, is realtime zichtbaar in het dashboard. Volumes, doorlooptijden, uitzonderingspercentages: je ziet precies hoe je AI-collega presteert.
Het platform
Waar mens en AI samenwerken
Ons platform is geen black box. Het is de plek waar jouw team en de AI-collega samenwerken, met volledig inzicht, controle en de mogelijkheid om bij te sturen. Elke integratie en procestemplate is herbruikbaar: een nieuwe klant op hetzelfde ERP/proces gaat sneller en goedkoper live.
Workflow Dashboard
Managers zien in één oogopslag hoe alle AI-collega's presteren: volumes, doorlooptijden, exception rates en trends. Volledig afgestemd op jouw processen.
Overzicht en sturing
Case Overview
Realtime status van elke case in elk proces. Filter op status, datum of type. Zie direct welke cases aandacht nodig hebben en welke volledig automatisch zijn afgehandeld.
Prioriteren en monitoren
Case Details
Hier werken mens en AI écht samen. Bij elke case zie je: het originele document, de geëxtraheerde data, het validatieresultaat en de voorgestelde ERP-actie. Bij uitzonderingen keurt je team goed, corrigeert of stuurt bij.
Beoordelen, goedkeuren, bijsturen
Process Analytics Lab
Hoe presteert een proces over tijd? Waar zitten de bottlenecks? Doorlooptijden, volumes, exception rates en human involvement: alles zichtbaar per stap. Meten is weten.
Analyseren en optimaliseren
Processen
Wat we automatiseren
Zes procestypes die we end-to-end automatiseren. De AI-collega doet het werk, jouw team beoordeelt uitzonderingen en houdt de controle.
Orderverwerking
Inkomende klantorders via e-mail, portal of EDI, gevalideerd tegen klantafspraken, prijzen en voorraad, aangemaakt als verkooporders in het ERP.
Van 10+ min naar <30 sec per order
Factuurverwerking
Inkomende leveranciersfacturen, gematcht tegen inkooporders, afleveringen en contracten, geboekt met correcte grootboekrekeningen, kostenplaatsen en BTW.
Three-way matching geautomatiseerd
Servicebonverwerking
Inkomende servicebonnen van monteurs of onderaannemers, data geëxtraheerd uit PDF's en e-mails, geregistreerd met correcte projectcodes en kostenallocaties.
Van 10 min naar ~10 sec per servicebon
Documentclassificatie & routing
Gemixte documentstromen (mailboxen met orders, facturen, klachten, correspondentie), geclassificeerd op type, gerouteerd naar het juiste proces of persoon.
23+ documenttypen automatisch herkend
Offertes
Klantverzoeken, gematcht tegen productcatalogi en prijsregels, offertes gegenereerd in het ERP. Jouw sales team beoordeelt en keurt goed.
Geautomatiseerde offertegeneratie
Claims & retouren
Klantklachten of retourverzoeken, geregistreerd, geclassificeerd op type en urgentie, gerouteerd naar de juiste handler met relevante context.
Volledige intake-automatisering
Integraties
Aangesloten op jouw ERP
Geen generieke API-connectors. We begrijpen de datamodellen, bedrijfslogica en validatieregels van elk systeem, en sluiten aan op jouw exacte werkwijze.
SAP
Het dominante ERP in de enterprise- en bovenkant van de middenmarkt. S/4HANA en ECC, zowel on-premise als cloud. Integratie via OData, BAPI en IDoc voor finance, supply chain en order-to-cash.
AFAS Profit
Het dominante ERP in de Nederlandse middenmarkt. We begrijpen AFAS's datamodel, GetConnectors en UpdateConnectors. Integratie voor financiële administratie, ordermanagement en projectadministratie.
Exact Globe & Online
Breed gebruikt in groothandel, productie en dienstverlening. Zowel on-premise (Globe) als cloud (Online). Diep geïntegreerd voor orders, facturen en voorraad.
Microsoft Dynamics 365
Business Central en Finance & Operations. Order-to-cash en procure-to-pay processen voor grotere middenmarkt en enterprise.
Odoo
Open-source ERP, populair bij scale-ups en internationale bedrijven. Verkooporders, inkoop, facturering en CRM-workflows.
Bouwworks
Bouwspecifiek ERP voor installatie- en bouwbedrijven. Servicebonverwerking, projectadministratie en planning, inclusief XML mail integratie en GLN mapping.
Jouw systeem?
We breiden continu uit. Werkt jouw organisatie met een ander ERP, branchesysteem of maatwerkapplicatie? Neem contact op, we bouwen nieuwe integraties op basis van bewezen architectuur.
Benieuwd hoe dit eruitziet voor jouw proces?
We beginnen met een Quick Scan van ~1,5 uur. Geen verplichtingen.
Plan je go-live