Exact Online en AI-collega's: automatisering in de financiële administratie

Wat Exact goed doet, en wat niet

Exact Online en Exact Globe zijn sterke administratieve systemen. De financiële structuur klopt, de rapportages zijn er, de koppelingen met banken en salaris werken. Maar wat Exact niet doet: facturen van leveranciers automatisch lezen, verkooporders uit e-mails halen, of servicebonnen in de juiste projecten koppelen. Dat blijft handmatig werk, vaak gedaan door een beperkt team dat zich een weg werkt door de dagelijkse stapel.

Wat wij toevoegen

Een AI-collega die in Exact werkt zoals je team dat doet. Intake op je bestaande mailboxen en portals. Extractie van alle relevante data. Validatie tegen Exact's master data, klanten, leveranciers, artikelen, projecten, grootboekrekeningen. En de uiteindelijke actie: een inkoopfactuur die geboekt wordt, een sales order die aangemaakt wordt, een projectmutatie die geregistreerd wordt.

Alles gebeurt binnen de autorisatiestructuur die je al hebt. De AI-collega krijgt een eigen gebruiker met expliciete rechten. Wat de AI-collega doet, is traceerbaar per case, per document, per boeking.

Typische processen in Exact

Factuurverwerking met PO-matching. De AI-collega haalt een binnenkomende inkoopfactuur uit de mailbox, matcht tegen de openstaande inkooporder in Exact, en boekt op de juiste grootboekrekening en kostenplaats. Uitzonderingen, een prijsverschil, een ontbrekende ontvangstbon, gaan met voorstel naar de juiste collega.

Orderverwerking voor wholesale. Klantorders komen binnen via e-mail met PDF of portal. De AI-collega extraheert regels, controleert klantprijsafspraken en beschikbaarheid, en creëert de sales order.

Projectadministratie. Urenstaten, materiaalbonnen en onderaannemersfacturen worden gekoppeld aan projecten in Exact. Dat scheelt handmatige invoer en maakt de projectadministratie actueler.

Exact Globe versus Exact Online

Beide varianten werken. Voor Exact Online gebruiken we de gepubliceerde API's; voor Exact Globe werken we via de standaard interfaces en, waar nodig, SQL-objects. De functionele integratie is gelijk; de technische route verschilt.

Wat levert het op

Voor een typische Exact-implementatie: factuurboektijd van vier tot zes minuten per stuk naar onder de dertig seconden, orderdoorlooptijd vergelijkbaar, en een matchingpercentage dat stijgt naar boven de 90 procent bij een goede scoping. Belangrijker dan die getallen is de consistentie: elke case doorloopt hetzelfde proces, met dezelfde controles, met een audit trail die per case beschikbaar is.