Wat kost een AI-collega? Prijsmodel, TCO en terugverdientijd

Niet elke 'AI-oplossing' is vergelijkbaar

De markt voor AI-producten is in 2026 onoverzichtelijk geworden. Je hebt copilots in Microsoft 365 (een paar tientjes per gebruiker per maand), OCR-producten (per document of per pagina), RPA-platformen (per bot-uur), en agentic platformen met hun eigen prijsmodel. Ze doen allemaal iets anders en zijn daarom maar beperkt vergelijkbaar. Wie naar alleen de licentieprijs kijkt, trekt regelmatig de verkeerde conclusie.

Voor een AI-collega die een volledig proces uitvoert (factuurverwerking, orderverwerking, debiteurenbeheer, servicebonnen, recruitment-screening) wil je naar drie dingen kijken: wat kost het platform, wat kost de implementatie, en wat bespaart het proces. De eerste twee zijn onze investering in jou; de derde is wat je ervoor terugkrijgt.

Wat wij in rekening brengen

Ons prijsmodel is bewust simpel. Je betaalt een maandelijkse platform-fee per AI-collega, plus een eenmalige implementatie-fee voor het opzetten van het proces. Geen pay-per-document, geen onvoorspelbare modelkosten, geen dure consultancy-uren buiten het implementatiepakket.

De onderdelen van onze factuur:

• Platform-fee: vast maandbedrag per AI-collega, met stapjes die schalen met volume (bijvoorbeeld tot 5.000 cases, tot 20.000, tot 100.000 per maand).
• Implementatie: eenmalig, gebaseerd op scope en integraties. Typisch acht weken van kick-off tot productie.
• Managed service: monitoring, onderhoud en release-beheer, meebewogen met het platform.
• Integraties: koppelingen met je ERP, ATS of mailsysteem zitten in de implementatie; nieuwe integraties later zijn een separate scope.
• Aanvullende agents: elke volgende AI-collega heeft een eigen platform-fee en een kleinere implementatie-fee omdat de basis al staat.

Wat het bespaart

Een AI-collega vervangt geen mensen in de zin dat er iemand weg moet; hij vervangt werktijd die nu aan proceshandelingen opgaat. In concrete getallen: een factuur die nu tien minuten kost om te verwerken, kost een AI-collega gemiddeld dertig seconden. Een order die nu tien minuten vraagt, gaat naar onder de halve minuut. Op tienduizend facturen of orders per jaar tikt dat aan: één tot twee FTE aan proceswerk komt vrij voor kenniswerk.

Terugverdientijd in de praktijk

Onze gemiddelde klant verdient de investering terug binnen drie tot vijf maanden na go-live. Dat is inclusief de implementatie-fee, maar voor proceswerk dat voldoende volume heeft om de AI-collega te rechtvaardigen. Onder de 2.000 cases per jaar is het lastiger; boven de 10.000 cases per jaar is het standaard. Voor organisaties met meerdere processen die sequentieel worden geautomatiseerd, daalt de marginale terugverdientijd verder omdat de platformkosten worden gespreid.

Wanneer wij 'nee' zeggen

Niet elk gesprek eindigt met een offerte. We zeggen nee als het volume te laag is voor een terugverdienbare business case, als er geen proceseigenaar is die de implementatie kan dragen, of als het proces eigenlijk eerst herontwerp nodig heeft voordat automatisering zin heeft. Die eerlijkheid bespaart jou en ons tijd. Plan een Quick Scan om te toetsen of een AI-collega past bij het proces en het volume dat jullie vandaag hebben.