AI-collega in Dynamics 365 Business Central: native met de cloud-ERP van Microsoft

Business Central is geen Dynamics NAV meer

Dynamics 365 Business Central is Microsofts cloud-ERP voor de middenmarkt, de opvolger van Dynamics NAV. Voor organisaties die overstappen is het grootste verschil niet de functionaliteit, maar de manier waarop de ERP zich laat benaderen. Geen C/AL-aanpassingen meer in de code, maar extensions. Geen on-prem integratieservers, maar een standaard REST-API. En tweemaal per jaar een major release die je niet kunt blokkeren.

Dat maakt Business Central ideaal voor AI-collega's. De BC Web API is stabiel, gedocumenteerd en gestandaardiseerd. Wat wij in AFAS via GetConnectors doen of in SAP via BAPI, doen we in BC via /api/v2.0 met een OAuth-token gekoppeld aan een servicegebruiker. Elke actie van de AI-collega is zichtbaar in het change log van BC op gebruikersniveau.

Native integratie via de Business Central Web API

De AI-collega krijgt een eigen BC-gebruiker, met toegewezen rollen via je standaard User Groups en Permission Sets. Toegang gaat per environment: sandbox voor validatie, productie voor de echte boekingen. Het tokenbeheer loopt via Entra ID (voorheen Azure AD), zodat je IT-team precies dezelfde governance toepast als op een menselijke medewerker.

Wat we koppelen via de Web API:

• Sales en purchase documents: quotes, orders, invoices, credit memos.
• Vendor, customer en item master data, inclusief prijslijsten en klantafspraken.
• General ledger entries, dimension codes en BTW-boekingen.
• Jobs, resources en timesheets voor projectadministratie.
• Warehouse en inventory movements voor WMS-koppelingen.

Relatie met Copilot en Power Platform

Microsoft heeft met Copilot een in-app assistent in Business Central gezet, en met Power Automate bouw je flows tussen applicaties. Prima tools, maar ze hebben een andere rol dan een AI-collega. Copilot helpt een mens die in BC werkt sneller te zijn. Power Automate voert een vastgelegd stappenplan uit. Een AI-collega pakt het volledige proces, van e-mail tot geboekt document, inclusief uitzonderingen en besluitvorming binnen afgesproken grenzen.

In de praktijk gebruiken we beide naast onze eigen agents: Power Automate als triggerlaag voor bepaalde events in Teams of SharePoint, Copilot voor de eindgebruiker in BC, en onze AI-collega als autonome procesuitvoerder daarachter.

Veelvoorkomende processen in BC

Factuurverwerking met matching tegen inkooporders en ontvangsten, directe boeking in BC. Orderverwerking uit e-mail of EDI naar sales orders. Intercompany-boekingen met de bijbehorende documenten in beide entiteiten. Projectadministratie waarbij mails van onderaannemers direct in jobs en job journal lines landen. En master data governance, met toetsing op duplicaten, KvK en BTW voordat een nieuwe vendor wordt aangemaakt.

Upgrades en toekomstvastheid

Business Central krijgt tweemaal per jaar een major release. Omdat onze AI-collega via de standaard Web API werkt en niet via maatwerk-extensions, blijft de integratie stabiel over releases heen. Upgrades die bij maatwerk-extensions risico introduceren, blijven voor onze kant een non-event. Plan een Quick Scan om te zien welk proces in jouw BC-omgeving zich het beste laat automatiseren.