Agentic AI versus RPA: waarom RPA-projecten stranden en wat ervoor in de plaats komt

Wat RPA heeft gebracht, en waar het vastliep

Tussen 2015 en 2023 zijn in Nederland honderden RPA-projecten uitgevoerd, van UiPath tot Blue Prism tot Automation Anywhere. Het basisidee werkt: geef een softwarerobot een klikpad, laat hem dat op schaal uitvoeren, en je neemt repetitief werk weg. Voor precies afgebakende, stabiele processen was dat een logische stap.

Wie met RPA langer dan achttien maanden onderweg is, kent ook de keerzijde. Elke verandering in de UI van een applicatie breekt de robot. Elke afwijkende input gooit hem uit de flow. Het onderhoud van een RPA-landschap wordt zwaarder dan het bouwen ervan. En structurele uitzonderingen (een factuur zonder PO, een klant die net anders heet, een prijsafwijking) blijft mensenwerk, want een RPA-robot heeft geen begrip van context.

Wat agentic AI anders doet

Een agent is geen uitgebreide robot. Hij is fundamenteel anders ontworpen. Waar een RPA-bot een klikpad volgt, kijkt een agent naar wat er binnenkomt, begrijpt hij wat het probleem is, en kiest vervolgens welke stappen nodig zijn. Krijgt hij een factuur met een afwijking, dan kan hij die afwijking beoordelen tegen de leverancier-historie, de prijsafspraak en de marges, en op basis daarvan beslissen of hij autonoom doorzet of escaleert.

Dat verschil is geen accent, het is een andere architectuur. Drie dingen staan haaks op de RPA-logica:

• Context. Een AI-collega redeneert over de specifieke case, niet over een generiek stappenplan.
• Veerkracht. Een wijziging in layout of format breekt de flow niet; de agent past zich aan.
• Escalatie met voorstel. Bij twijfel stopt het werk niet, maar komt er een escalatie met context en een voorstel bij de juiste persoon.

Wanneer RPA nog prima is

Niet elk proces vraagt agentic AI. Volledig voorspelbare, stabiele flows met één input-formaat en één uitkomst laten zich uitstekend in RPA vangen. Denk aan data-synchronisaties tussen twee systemen waar de velden elke keer gelijk zijn. Dat is legitiem werk voor een robot.

De vuistregel die we in de praktijk hanteren: als je proces meer dan tien procent uitzonderingen heeft, meer dan drie input-bronnen, of meer dan twee beslismomenten per case, dan breekt RPA door en is agentic AI de passender keuze.

Migratiepad: van RPA-script naar AI-collega

Veel van onze eerste gesprekken beginnen bij een stilgevallen RPA-bot. Zo ook een recente klant die drie RPA-robots had draaien voor inkomende orders; het werkte voor één kanaal, niet voor de andere drie. Na zes weken hadden we de hele flow overgezet naar één AI-collega, met betere cijfers op alle kanalen en geen klikpad-onderhoud meer. De RPA-licentie werd opgezegd; de ervaring van het operationele team bleef leidend in het ontwerp.

Waar je begint als je nu met RPA zit

Kies één proces waarvan je team weet dat de RPA-bot steeds breekt. Doe daar een Quick Scan op. We beoordelen of agentic AI de robuustere oplossing is, en zo ja welke stappen je nodig hebt om te migreren zonder dat de operatie in de tussentijd stilvalt.